2 octobre 2023

Politique de confidentialité

Pourquoi avoir adopté cette politique?

Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont indispensables pour la réalisation de notre mission. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminé.es à tout mettre en œuvre pour les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent.es avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont la maison des jeunes recueille les renseignements en question.

La personne désignée à la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées au sein de la Maison des jeunes. Pour toute question sur cette politique vous pouvez lui écrire à l’adresse suivante : confidentialite@mdjlamarginale.org

Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui

Renseignements pour vous identifier

Membres jeunes et Adultes

  • Noms
  • Date de naissance
  • Coordonnées
  • Adresse électronique

Membres Bénévoles

  • Noms
  • Date de naissance
  • Coordonnées
  • Adresse électronique
  • Renseignements figurants sur une pièce d’identité (permis de conduire, passeport ou carte d’Assurance Maladie)

Employé.es

  • Noms
  • Date de naissance
  • Coordonnées
  • Adresse électronique
  • Renseignements figurant sur une pièce d’identité (permis de conduire, passeport ou carte d’Assurance Maladie)
  • Tout autre document lié à la situation d’emploi

Auprès de qui nous recueillons vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir d’autres sources. Lorsque requis, nous demandons votre consentement.

  • Plateforme de collecte de fonds et de données
  • Outils de sondage
  • Plateforme de gestion d’infolettres
  • Courriel
  • Vérification d’empêchement judiciaire (bénévoles et employés)
  • Dans le cas d’un jeunes de moins de 14 ans, nous sommes tenu.es par la loi d’obtenir le consentement de leur parent ou tuteur

Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui

Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour:

  • Gérer notre liste de membre actifs.ves
  • Gérer notre liste de bénévoles et de donateurs.rices
  • Vous transmettre des informations concernant l’organisation et ses activités
  • Communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux)
  • Mieux vous connaître et comprendre vos besoins
  • Améliorer notre offre de services

Avec qui nous communiquons vos renseignements

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger votre sécurité et celles des personnes qui fréquentent l’organisme. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons ni ne fournissons de listes de membres à des tiers pour des fins de marketing.

Nous communiquons vos renseignements avec :

  • Vérification d’empêchement judiciaire (bénévoles et employés)
  • DPJ (selon la loi de la LPJ)
  • Agendrix (gestion employé)
  • Employeur D (gestion employé)
  • Registraire des entreprises (Membres du Conseil d’administration)
  • Bailleur de fonds
  • Base de données des activités journalières de l’organisation.

Les fournisseurs de services

Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Tous.tes ceux qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.

Quel est le cycle de vie de mes données personnelles

Dès que nous recueillons vos données personnelles, elles ont un cycle de vie au sein de notre organisme

  • collecte: récupération de vos données par notre équipe
  • conservation: toutes vos données sont stockées et accessible par la direction et l’équipe de travail selon les projets
  • analyse: vos données sont analysées au besoin par la direction
  • suppression: une fois vos données utilisées, elles sont supprimées de façon sécuritaire par la direction

Quand nous devons obtenir ou pas votre consentement

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels lorsque :

  • nous devons utiliser vos renseignements pour une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement

De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour :

  • se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante

Quels sont vos droits et comment les exercer

Droit de fournir ou pas vos renseignements. Vos renseignements vous appartiennent. Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements pour certaines fins

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements pour :

  • Vous transmettre nos infolettres ou tout autre outil de promotions de nos services

La Maison des jeunes peut vous partager des informations sur les activités qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos infolettres.

Comment faire pour refuser

Vous pouvez refuser en tout temps de recevoir nos outils promotionnels en communiquant directement avec l’organisme à l’adresse suivante : info@mdjlamarginale.org Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Droit d’accéder à vos renseignements

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Comment faire pour consulter vos renseignements Vous devez faire une demande :

  • par écrit ou par courriel, auprès de l’organisme

Nous traiterons votre demande dans un délai de 20 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Vous serez informé.e si le délai est plus long que 20 jours.

Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient justes et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement.

Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements

Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou pour une durée plus longue lorsque la loi l’exige ou l’autorise. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous employons des efforts raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire.

Lieux de conservation

La maison des jeunes entrepose tous les renseignements personnels dans le bureau de la direction ainsi que sur les disques durs de l’organisme. Seuls des membres de l’équipe habilité.es peuvent utiliser ces renseignements.

Programme de sécurité des renseignements

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont :

  • protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc.
  • limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employé.es qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
  • gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feux.

Comment nous pouvons modifier cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Vous serez informé.e par un avis affiché sur notre site Internet et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.

Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte

Vous pouvez communiquer avec nous de la façon suivante :

  • en nous écrivant à confidentialite@mdjlamarginale.org
  • à notre responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées apparaissent au début de ce document

Une fois la plainte, la question ou le commentaire reçu, la personne responsable de la protection des renseignements personnels entrera en contact avec vous dans un délais de 20 jours ouvrable afin de compléter la documentation et vous tiendra informer de toute avancée en relation avec votre plainte.

Notre engagement

La Maison des jeunes s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses employé.es, bénéficiaires, donateurs.rices et autres parties intéressées. Nous reconnaissons que pour garder la confiance que le public nous accorde, nous devons faire preuve de transparence et de responsabilité dans la gestion adéquate des renseignements recueillis et contenus dans nos dossiers.

Dans le cadre de nos divers projets et activités, il arrive souvent que nous recueillons et utilisons des renseignements personnels. Toute personne de qui nous recueillons des renseignements personnels doit pouvoir s’attendre à ce qu’ils soient protégés avec soin et utilisés avec son consentement.

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels représentent toute information permettant d’identifier une personne. Il s’agit du nom, de l’adresse du domicile, du numéro de téléphone, de l’âge, du sexe, de l’état matrimonial ou familial, d’un numéro d’identification, d’information financière, d’information sur le don, du niveau de scolarité, etc. Tous les renseignements personnels seront traités comme sensibles.

Utilisation des informations recueillies

Pour devenir membre de la maison des jeunes, nous demandons quelques informations de base : nom, sexe, date de naissance, adresse, téléphone, courriel, coordonnées des parents, numéro d’assurance maladie, école fréquentée et renseignements médicaux de base (ex. allergies). Cela nous permet de dresser un meilleur portrait de nos membres et de les rejoindre au besoin.

L'accès aux données est limité aux employé.es de l’organisme et cela, uniquement dans l'exercice de leur travail.

Nous n'utilisons les renseignements communiqués par les jeunes que pour intervenir, illustrer des situations en rapport avec le contenu de notre site Internet ou de notre Rapport d’activités annuel, et collecter de l'information démographique sur le type de jeunes que nous recevons.

Il se peut que dans le cadre de partenariats de recherche ou de développement d'outils d'aide à l'intervention, nous transmettions ces données à des tiers tout en conservant la confidentialité et l'anonymat des personnes concernées.

Transmission de vos coordonnées à des tiers

En aucun temps ces renseignements ne seront rendus publics ou vendus, ni communiqués à des tiers sans le consentement des personnes concernées, sauf aux termes d’une contrainte légale (par témoignage en justice, interrogatoire, demande de documents, citation à comparaître, demande d’enquête au civil ou autre procédure semblable suivant une ordonnance d’un tribunal compétent, ou afin de se conformer aux conditions applicables imposées par un organisme gouvernemental ou une autre autorité de réglementation, ou autres obligations légales).

Formation des équipes en liens avec les données personnelles

La politique en question et les pratiques en protection des renseignements personnels sont abordées dans la formation début d’emploi des nouveaux employé.es et de la formation continue sur le sujet est réalisée au courant de l’année dépendant des mises à jour législatives et des besoins de l’équipe. De plus, chaque employé.e signe un contrat de confidentialité et de protection des données personnelles.

Cookies

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